Admin Scan

Een eenmalige analyse van je huidige administratie en/of bedrijfsprocessen.

Met een concreet verbeterplan.

*€149 /excl. btw

*Klein bedrijf? Dan is dit de prijs. Groter bedrijf, meer processen, meer werk? Dan groeit de prijs mee.

Een scherpe blik op jouw backoffice: ontdek waar het efficiënter kan.

Je runt je bedrijf en het loopt eigenlijk best goed. Maar ergens sluipt er tijd weg en je weet niet precies waar.

Je vraagt je af of je administratie wel zo efficiënt loopt als het zou kunnen, maar je hebt geen idee waar je zou moeten beginnen om dat uit te zoeken.

Onboarding van nieuwe klanten of cliënten kost meer tijd en gedoe dan je zou willen, maar tussen alle andere dingen door kom je er niet aan toe om dit echt onder de loep te nemen.

Je wilt weten of het slimmer kan, voordat je investeert in een groter traject of iemand aanneemt om je te helpen.

Yes, scan mijn backoffice!

mirjam-kooijman-online-business-manager-virtual-assistant-01

Waarom dit lastig te tackelen is (als je het zelf doet)

Een goede diagnose van je eigen bedrijfsprocessen stellen is moeilijk, juist omdat je er middenin zit.

Je ziet de knelpunten niet meer, omdat het “gewoon zo gaat”.

Het probleem is meestal niet dat je niks doet aan structuur. Het probleem is dat je geen buitenstaander-blik hebt op waar het meeste tijd, geld of overzicht weglekt.

Daarom neem ik in een kort, gericht traject je huidige werkwijze door, en leg ik op papier vast wat ik zie, inclusief concrete verbeterpunten.

Eén scan, één week, en een plan waar je meteen mee verder kunt

✔ Helderheid over waar je tijd en overzicht verdwijnen

✔ Een onderbouwd antwoord op de vraag “kan dit slimmer?”

✔ Een plan waar je zelf mee verder kunt, of dat je kunt uitbesteden

Wat ik onder de loep neem

Afhankelijk van waar bij jou de meeste twijfel of chaos zit, kijk ik bijvoorbeeld naar:

→ Onboarding van nieuwe klanten of cliënten

→ Klantbeleving

→ Je (financiële) administratie

→ Waar tijd blijft liggen in je dagelijkse workflow

→ Inrichting CRM tool/EPD

→ Wat kan er geautomatiseerd worden

Wat haal je eruit?

→ Intakegesprek waarin we je huidige werkwijze doornemen

→ Analyse van je bedrijfsprocessen: onboarding, cliënt journey en/of je (financiële) administratie, en waar tijd blijft liggen

→ Een concreet verbeterplan in Trello met een checklist, dus geen vaag advies, maar bruikbare stappen

→ Terugkoppeling binnen 1 week, waarin we het plan samen doornemen.

Zo ziet een Admin Scan er in de praktijk uit

Na de scan maak ik een persoonlijk Trello-bord voor je aan, met per proces de bevindingen en een concrete checklist met verbeterpunten. Zo kun je meteen zien waar de winst zit, en makkelijk afvinken wat je al hebt opgepakt.
Hieronder zie je een voorbeeld van hoe zo’n bord eruitziet na een Admin Scan.

Dit pakket is ideaal voor jou als je:

→ Wilt weten of je administratie of bedrijfsprocessen slimmer kunnen, maar niet weet waar je moet beginnen.

→ Nog niet toe bent aan een groter traject, en eerst wilt weten waar de winst zit.

→ Behoefte hebt aan een onafhankelijke blik van buitenaf op je backoffice.

→ Overweegt om hulp aan te nemen, en eerst op papier wilt hebben hoe je processen nu lopen en wat er verbeterd kan worden.

Kies je binnen 2 maanden voor het pakket ‘Sterke Basis’ of ‘Ontzorgverlener’? Dan ontvang je een eenmalige korting van €150 op dit pakket!

Yes, scan mijn backoffice!

Nog een vraag?

Wat krijg ik precies na de Admin Scan?

Een concreet verbeterplan in Trello:

– mijn bevindingen per proces

– wat het je nu kost aan tijd, geld of overzicht

– een actielijst met een duidelijke volgorde van wat je eerst oppakt

Hoeveel tijd kost dit mij als klant?

We beginnen met een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Bij het boeken daarvan heb je al een paar vragen beantwoord, en tijdens dit gesprek leg ik je meer uit over hoe de scan werkt.

Daarna plannen we het intakegesprek in (ongeveer 60 minuten), waarin jij mij laat zien hoe je processen nu lopen (evt. deel je je scherm). De analyse doe ik vervolgens zelfstandig, daar hoef je zelf niets voor te doen.

We sluiten af met een terugkoppeling van 30-45 minuten, waarin we het verbeterplan samen doornemen.

Moet ik van tevoren al weten wat er mis gaat?

Nee, juist niet. De meeste klanten voelen wel dat er iets niet lekker loopt, maar niet precies wat of waarom. Dat helder krijgen is precies waar de scan voor is.

Is dit ook geschikt voor mijn branche?

Ja, ik kijk naar processen (onboarding, klantbeleving, administratie etc), niet naar een specifieke sector.

Of je nu een praktijk, studio of dienstverlenend bedrijf hebt, de aanpak werkt hetzelfde.

Wat als ik het advies zelf niet kan of wil uitvoeren?

Dat hoeft ook niet per se.

Het plan is geschreven zodat je er zelf mee verder kunt, maar je kunt er ook voor kiezen dat ik (een deel van) de implementatie oppak via Sterke Basis of Ontzorgverlener inclusief een eenmalige korting van €150 als je binnen 2 maanden kiest.

Mocht tijdens de scan blijken dat iets buiten mijn expertise valt bijvoorbeeld complexe boekhouding of technische dingen, dan zeg ik dat gewoon eerlijk, en verwijs ik je waar mogelijk door naar iemand die je daar wel mee kan helpen.

Hoe snel kan ik starten?

Je plant zelf een moment in voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Daarin bespreken we kort wat er bij jou speelt, en plannen we een intakegesprek.

Binnen 1 week na het intakegesprek ontvang je het verbeterplan, waarna we een terugkoppeling inplannen om dit samen door te nemen.

Wat gebeurt er met de informatie die ik deel?

Alles wat je deelt gebruik ik uitsluitend om jouw scan uit te voeren en blijft vertrouwelijk.

Is er een vervolgverplichting?

Nee. De Admin Scan is eenmalig en vrijblijvend, je bent nergens toe verplicht na afloop, en ik maak er tijdens het traject zelf geen verkoopgesprek van.

Zo bereik je mij